Automatisering lyder ofte som noget for store virksomheder med IT-afdelinger. Men nogle af de opgaver, der egner sig bedst, findes i helt almindelige mindre virksomheder: salonen, klinikken, håndværkeren og rådgiveren. Her er en gennemgang af, hvor man typisk kan starte.
Kendetegn ved en god opgave at automatisere
En opgave er som regel en god kandidat, hvis den:
- gentager sig ofte – dagligt eller ugentligt,
- følger de samme trin hver gang,
- ikke kræver en faglig vurdering hver eneste gang,
- og i dag tager tid, som kunne bruges bedre.
Fem typiske eksempler
1. Svar på de samme spørgsmål
Åbningstider, priser, parkering, hvordan man booker. En AI-chatbot på hjemmesiden kan besvare de almindelige spørgsmål – også om aftenen – og sende resten videre til en person.
2. Påmindelser før aftaler
En automatisk sms eller mail dagen før en aftale er en af de enkleste automatiseringer og kan hjælpe med at mindske udeblivelser. Læs om bookingpåmindelser.
3. Opfølgning og genbooking
At huske, hvilke kunder der burde være kommet igen, er svært i en travl hverdag. Et system kan holde øje og sende en venlig påmindelse på det rigtige tidspunkt. Se automatisk genbooking.
4. Sortering af henvendelser og svarudkast
Mails og formularer kan sorteres efter emne og sendes til den rette person, og AI kan lave et udkast til svar, som en medarbejder læser igennem og sender.
5. Data, der tastes ind flere gange
Hvis de samme oplysninger skrives ind i både bookingsystem, kundekartotek og regneark, kan en integration ofte flytte dem automatisk – i det omfang systemerne giver adgang til det.
Hvornår giver det ikke mening?
Automatisering er ikke altid svaret. Opgaver, der sjældent forekommer, ændrer sig hele tiden eller kræver personlig vurdering og empati, er ofte bedst løst af et menneske. Og hvis en arbejdsgang i forvejen er rodet, bliver den ikke bedre af at blive automatiseret – så skal den først gøres enklere.
Hvor skal man starte?
Start med at notere, hvad der tager tid i en almindelig uge, og hvor kunder falder fra. Ofte er der én eller to opgaver, der giver mest værdi at løse først. Det er også her, jeg selv starter – læs mere om metoden eller om AI og automatisering.